Contoh Implementasi SI

Peningkatan Layanan Informasi Sekolah dengan Menggunakan Smart card

Dalam layanan informasi sekolah, Smart Card ditujukan sebagai kartu pengenal peserta didik yang merupakan salah satu program penerapan TIK. Dapat digunakan dalam berbagai keperluan, diantaranya adalah kartu OSIS, kartu presensi peserta didik, guru dan karyawan tata usaha, kartu perpustakaan dengan Barcode Sistem. Smart Card juga merupakan aplikasi system informasi akademik (SIAKAD) yang terintegrasi dengan Value Added Short Message Service (VASMS). Adapun pesan singkatnya dapat berupa :

_ Pesan singkat interaktif yakni pihak orang tua memanfaatkan sendiri

informasi yang disediaan oleh provider untuk memantau siswa.

_ Pesan singkat berupa informasi yang berisikan berita dari sekolah yang

berpengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap peserta didik.

Untuk dapat mengfungsikan Smart Card, perlu adanya program aplikasi TIK (SIAKAD) yang terintegrasi dengan VASMS. Sekolah perlu bekerja sama dengan Puskom UNS dan salah satu penyedia layanan selular . Untuk mengakses informasi sekolah siswa perlu handphone dengan menggunakan nomor dari kartu perdana layanan seluler tersebut. Dengan begitu VASMS dapat menjembatani antara peserta didik/orang tua/walinya dengan sekolah untuk mengetahui informasi yang ada di sekolah. Jenis layanan yang lain, dengan program aplikasi dari Puskom UNS tersebut adalah berupa website sekolah, salah satu fiturnya ada Digital Library ( Digilyb )

yang di dalamnya tersedia banyak referensi yang sangat diperlukan oleh para peserta didik dan dapat diakses dari perpustakaan sekolah dengan menggunakan Smart Card secara gratis.

Beberapa alas an dikembangkannya layanan system informasi sekolah berbasis kartu cerdas diantaranya :

1. Program Smart Card dapat memantapkan leveling sekolah, bahkan menuju ke rintisan SBI

2. Memberikan kesempatan peserta didik untuk menerapkan pelajaran TIK, dengan kata lain mengajak masyarakat untuk tidak gagap teknologi.

3. Meningkatkan mutu pendidikan pada umumnya.

Konsep system :

Data akademik dari sekolah di upload ke server system UNS yang selanjutnya data tersebut akan dipublish melalui system SMS untuk bisa diakses masyarakat luas. Selain itu untuk stakeholder disiapkan system berbasis web untuk melakukan monitoring terhadap kondisi akademik di wilayah kabupaten/kota.

Komponen system :

1. Smart Card system : Kartu cerdas menggunakan barcode system yang dapat digunakan sebagai kartu identitas sekaligus kartu presensi/kehadiran.

2. Sistem Informasi Akademik berbasis SMS : data akademik yang dapat diakses melalui system SMS.

Dengan begitu diharapkan mutu proses belajar meningkat. Dimana indikasinya terjadi perubahan social budaya dalam lingkup sekolah antara lain :

1. Kehadiran/presensi peserta didik lebih tertib dan lancar

Untuk keperluan ini peserta didik, guru, dan karyawan tata usaha pada saat hadir di sekolah harus melalui anjungan yang dapat membaca Smart Card masing-masing. Anjungan terdiri atas beberapa unit komputer yang terhubuhg dengan sistem jaringah lokal (LAN = Local Area Network) yang dilengkapi dengan barcode reader. Dengan mendekatkan Smart Card di atas barcode reader, dalam hitungan detik identitas dan waktu / jam kehadiran peserta didik, guru, atau karyawan tata usaha akan tercatat di dalam anjungan tersebut.

2. Pelayanan perpustakaan lebih cepat dan akurat

Semua buku inventaris perpustakaan telah dikatalogisasikan dan diberi label yang dilengkapi dengan barcode. Maka dengan menggunakan barcode reader yang ada pada unit komputer, seseorang peserta didik yang akan pinjam buku perpustakaan cukup menunjukkan Smart Card dan buku yang dipinjamnya. Smart Card disini bila dibaca dengan barcode reader, maka dalam hitungan detik indentitas peserta didik akan muncul di layar komputer dan tersimpan dalam database. Demikian juga label masing-masing buku bila dibaca dengan barcode reader, akan muncul identitas buku tersebut di layar komputer dan tersimpan dalam database. Termasuk catatan apakah buku tersebut boleh dipinjam atau tidak, jumlah stoknya dan lain-lain. Seorang peserta didik yang pinjam 3 (tiga) buah buku perpustakaan hanya memerlukan waktu kurang lebih 15 detik. Sehingga dalam waktu istirahat ± 15 menit dapat melayani cukup banyak peminjam. Demikian pula dalam hal pengembalian pinjaman. Bila terjadi keterlambatan, langsung dapat diketahui berapa hari keterlambatannya dan sekaligus berapa besarnya denda yang hams dibayar. Sehingga dapat dikatakan pelayanan perpustakaan lebih cepat dan akurat

Layanan informasi sekolah meningkat. Database yang diperoleh dari anjungan kehadiran, maupun database lain dari bermacam-macam kegiatan akademik (SIMSEKO AKADEMIK) selanjutnya dikirim / di Up Load ke situs sekolah. Dengan fasilitas SMS Gateway, dapat memanfaatkan untuk memperoleh informasi sekolah secara urnum yang aktual saat itu, seperti nilai ujian, nilai ulangan, kehadiran peserta didik dan info administrasi. Layanan ini dapat

dijadikan sarana sebagai sistem peringatan dini atau early warning system.

3. Kegiatan pembelajaran berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) meningkat.

Melalui aplikasi ini memungkinkan terjadinya proses belajar mengajar secara elektronik. Dimana guru dan peserta didik dapat saling berinteraksi melalui web (kebanyakan menggunakan fasilitas e-mail masing-masing). Tugas koreksi ulangan harian harus segera dilaksanakan untuk memberikan data yang up to date, tidak perlu menunggu tengah semester atau akhir semester.

4. Image sekolah terangkat.

Terjadinya interaksi dalam layanan penggunaan Smart Card antara sekolah dengan peserta didik dan orang tua / walinya, secara tidak langsung telah terjadi pelatihan penerapan teknologi kepada pihak-pihak terkait termasuk masyarakat luas. Sehingga dapat dikatakan program layanan ini membuat pihak-pihak terkait tidak gagap teknologi, yang menjadikan image sekolah terangkat di masyaratkat. Karena program layanan ini kedepan masih dapat dikembangkan lagi untuk bidang yang lebih luas aplikasinya.

Jadi dapat disimpulkan Smart Card adalah kartu multi guna yang merupakan program aplikasi TIK berbasis barcode, dapat digunakan untuk penyelenggaraan administrasi dan pendidikan di sekolah. Agar dapat memberikan layanan informasi sekolah kepada peserta didik/ortu/walinya perlu adanya alat bantu aplikasi lain (SIAKAD = Sistem Informasi Akademis) yang berbasis SMS. Peserta didik dapat pula berinteraksi dengan guru/sekolah di luar jam sekolah (setiap saat) melalui fasilitas internet yang sudah banyak tersedia di warnet lewat alamat website sekolah atau biasanya banyak menggunakan fitur e-mail.